البريد الصوتي

نقل البريد الصوتي الي البريد الالكتروني

مع تطور أنظمة الاتصالات في العصر الحديث وظهور أنظمة الاتصالات الحديثة التي تعتمد على الانترنت أو ما يعرف بتقنية الفويب واعتماد الشركات والأعمال بشكل متزايد على تقنيات وخدمات الفويب، وظهور ميزة البريد الصوتي التي تقوم بنقل البريد الصوتي الخاص بك إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك أصبح مزودي خدمات الفويب يتنافسون في تقديم خدمات البريد الصوتي على البريد الإلكتروني الخاص بك.

ولكن ما هي القيمة أو الفائدة التي تقدمها لك هذه الميزة فعلا؟ فيما يلي أربعة فوائد يمكن التمتع بها من تحويل من البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني

فوائد تحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني:

  1. سهولة الوصول للبريد

تشير بعض الدراسات إلى أن  الموظف الأمريكي العادي يقضي 4 ساعات يوميا في فحص رسائل البريد الإلكتروني للعمل. وهذا يعني في يوم عمل 8 ساعات، يتم متابعة البريد كل دقيقتين تقريبا . ويعتبر متابعة وتصفح البريد الإلكتروني هو أساس عمل الموظف الأمريكي، فلكي تضمن متابعة بريدك الصوتي بشكل دقيق وعدم الخوف من فقد أي بريد صوتي فإن تحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني يجعل من الأسهل بالنسبة لك وموظفيك لرؤية رسائل البريد الصوتي الجديدة ومتابعتها بشكل جيد.

أما البديل الآخر هو أن ينتظر الموظف الهاتف على مكتبه ليضيء أو يصدر صوتا منبها بوجود بريد صوتي. معظم الأفراد يفقدون هذا الإشعار أو يسقط منهم سهوا، على الأقل في البداية. وفي حالة استخدام الموظفون لهواتفهم المكتبية باستمرار وبشكل مكثف قد تحدث الأخطاء ويتم السهو عن العديد من الإشعارات الخاصة بالبريد الصوتي، و لا يزال يتعين عليهم أن يتابعوا هواتفهم باستمرار. لذلك فإن تحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني يجعل من السهل تلقي والاستماع إلى تسجيلات البريد الصوتي دون الخوف من فقد أي منها.

2. الاستجابة الفعالة:

كلما أسرعت في تلقي رسالة البريد الصوتي،كلما امكنك سرعة الرد  على محتواها. تعزز هذه السرعة والاستجابة علاقة شركتك بالعملاء وتعمل على توطيد علاقة العميل بالشركة

وفقا لدراسة قامت بها شركة الاتصالات البريطانية أوضحت أن  85٪ من المتصلين الذين لا يستطيعون الوصول إلى شركتك في المحاولة الأولى لن تعاود الاتصال مرة أخرى، و  75٪ لن تترك رسائل البريد الصوتي. فعندما يترك لك أي عميل رسالة بريد الصوتي فيشير هذا في الواقع إلى جدية العميل في معرفة بشكل أكبر بشأن خدمتكم.

ومع ذلك فإن الانتظار لفترة طويلة للرد على الرسالة الصوتية للعميل يمكن أن تقتل حماسة المتصل نحو شركتك. إذا ترك العميل رسالة بريد صوتي، يجب على فريقك الرد في غضون 10 -15 دقيقة. وبالطبع فإن تمرير البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني يسمح لأعضاء الفريق الخاص بك لرؤية البريد الصوتي الجديد في غضون دقائق.

في بعض الحالات، قد تحتاج إلى وضع هاتفك إلى عدم الإزعاج (DND). في هذه الحالة، سيتم إرسال المكالمات الهاتفية تلقائيا إلى صندوق البريد الصوتي إذا لم يكن لديك إعداد إعادة توجيه المكالمات إلى رقم خارجي. مع خاصية إرسال البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني، يتم إخبارك على الفور بكل الرسائل الجديدة. حتى إذا كنت غير قادر على إعادة المكالمة على الهاتف، قد تكون قادرة على إرسال بريد إلكتروني سريع إلى المتصل بأنك قد تلقيت رسالته وسوف تقوم بالرد عليها بالكامل في وقت لاحق.

3. وصول البريد الصوتي على الجوالات

خاصية تمرير البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ومنها إلى الجوال تمكنك من فتح  صندوق البريد الصوتي الخاص بك من أي مكان سواء كنت بالعمل أو خارجه أو كنت في أوقات العمل أو بعد أوقات العمل الرسمية

4. حفظ التسجيلات

تمرير البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني هو أداة أرشيفية مفيدة. يمكن تخزين مرفقات البريد الصوتي في مجلد بريد إلكتروني، أو يمكنك تنزيل الملفات إلى جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي. إذا كنت تعمل في مجال يتطلب أرشفة أو ببساطة تريد الاحتفاظ بسجلات مفصلة، فإن تمرير البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني يمكن أن ينشئ تلقائيا أرشيفا شاملا لكل تسجيلاتك. وتشمل عملية الأرشفة وقت وتاريخ رسالة البريد الصوتي، وكذلك معلومات هوية المتصل، في اسم الملف. مما يجعل التسجيلات أسهل للفرز والاستدعاء مرة أخرى و لا تستغرق عملية حفظ التسجيلات أكثر من بضعة ميغابايت من مساحة أقراص التخزين الموجودة لديك. كما يمكنك تخزينها على إحدى منصات الطرف الثالث أو على الحوسبة السحابية لسهولة الوصول من أي مكان

إذا كنت تدير نشاطا تجاريا يتلقى رسائل البريد الصوتي من العملاء، فقد تحتاج إلى التفكير في ميزة تمرير البريد الصوتي إلى البريد إلكتروني إلى موظفيك. هذه الميزة يمكن أن تجعلك وفريقك أكثر استجابة ومرونة في الاستجابة لعملائك.

تابعونا علي لينكد ان  

Share This on
Hide Buttons