مع تطور تكنولوجيا الاتصالات والانترنت و الحاجة الي نظام الكول سنتر و فهم ما هو نظام الكول سنتر، وتطور سرعات نقل البيانات ، وظهور الشركات العملاقة متعددة الجنسيات ، وحتى الشركات ذات الفروع في عدة دول ، أصبحت أنظمة الاتصالات داخل هذه الشركات إحدى الركائز الأساسية في خدمة العملاء، والتعامل معهم وحلقة الوصل بين الشركة وعملائها.
ما ادي لزيادة الاعتماد علي نظام الكول سنتر، فدعونا نشرح بالتفصيل ما هو نظام الكول سنتر او مراكز الاتصالات .
دعونا نوضح ما هو نظام الكول سنتر، نظام الكول سنترهو نظام يسمح للشركات بإدارة كل قنوات الاتصال مع العملاء مثل الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة المباشرة والرسائل الفورية والرسائل النصية القصيرة ووسائل التواصل الاجتماعي.
يمكن استخدام نظام الكول سنتر كجزء من خدمة العملاء ومساعدة الموظفين على الرد على استفسارات العملاء وحل مشكلاتهم.
تأتي أنظمة الكول سنتر أو مركز الاتصال بالعديد من الأشكال والوظائف مثل:
مما سبق يتضح أهمية فهم ما هو نظام الكول سنتر و الميزات التي يقدمها نظام الكول سنتر او مراكز الاتصالات قبل اتخاذ قرار الاستثمار فيه، لذلك ، لمساعدتك في الحصول على فكرة أفضل عن أنظمة الكول سنتر أو مركز الاتصال المناسب لشركتك ، ناقشنا جميع المعلومات التي قد تحتاج إلى معرفتها في هذه المقالة.
بفضل تطوير الاتصال عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) والحوسبة السحابية ، لا يتطلب نظام الكول سنتر او نظام مركز الاتصال المستضاف سوى المكونات الأساسية مثل الكمبيوتر والمتصفح وهاتف IP.
باستخدام نظام الكول سنتر او نظام مركز الاتصال ، يمكنك الآن بسهولة إنشاء مركز الاتصال الخاص بك ، والذي يمكنه مراقبة جودة الخدمة المقدمة للعميل ، وتسجيل المكالمات ، وتحليل محتوى المحادثات ، وإدارة قوائم الانتظار ، ومعاودة الاتصال عبر الإنترنت ، ودعم وسائل التواصل الاجتماعي.
الغرض من أنظمة الكول سنتر أو مركز الاتصال هو مساعدة الشركات على إدارة اتصالات العملاء القادمة من أي قناة متاحة للتواصل مع الشركة.
و يمكن تصنيف برنامج مركز الاتصال إلى ما يلي:
للإجابة على سؤال ما الذي يقدمه نظام الكول سنتر علينا أن نتفهم الغرض الأساسي و وظيفة نظام الكول سنتر.
عادةً ما يسهل برنامج مركز الاتصال الخطوات التالية:
كما ترى من الخطوات السابقة، أن نظام الكول سنتر أو نظام مراكز الاتصال قام بتبسيط الاتصال مع العميل . ويجعل مهمة موظف مركز الاتصال أسهل وأقل تعقيدًا، مما يضمن الكفاءة والإنتاجية للموظفين، ويوفر الجودة والدعم الفوري للعملاء.
والتي تساعدك في توجيه المتصل للقسم المختص او الخدمة المطلوبة.
تتيح لك هذه الخدمة تحديد مواعيد العمل التي تستقبل فيها مكالمات عملائك، و في خارج اوقات العمل تستطيع تسجيل رسالة صوتيه للعميل بترك استفساره وسيتم الرد عليه لاحقا.
يمكنك من خلالها تحويل المكالمات للقسم المختص للتعامل والتواصل مع العميل بشكل جيد .
إمكانية الربط بين الأرقام التجارية المختصرة و خطوط الاتصالات الأرضية والخطوط الداخلية للموظفين.
ميزة إعداد التقارير هي عرض والتعرف على المقاييس بما في ذلك عدد المكالمات في اليوم
يتم تسجيل جميع المكالمات الصادرة والواردة لضمان جودة الخدمة وتطويرها والرجوع إليها وقت الحاجة.
نظام تقييم آلي خاص بأداء كل موظف في مركز خدمة العملاء بعد نهاية كل مكالمة وذلك بتحويل العميل إلي هذا التقييم لاختبار مستوي الموظف حسب وجهة نظر العميل المُتصِل
قناة اتصال موحدة: أو ما يعرف ب (OMNI Channel) من خلالها تستطيع الاطلاع على كل تعاملات عميلك ومراقبة عدد الاتصالات التي قام بها، والشكاوى والطلبات التي قدمها على جميع قنوات الاتصال معه
ربط حسابات الشركة في منصات التواصل الاجتماعي (واتساب- انستجرام- فيسبوك- مسنجر او تويتر) وتوحيد الرد عليهم من مكان واحد مما يسهل مهمة موظف خدمة العملاء
تمكين عملائك من تسجيل ومتابعة شكاويهم او استفساراتهم من خلال منصة بوابة التذاكر العامة.
